Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Heilmann & Sohn GmbH - Terminify
Donaustraße 36b, 41517 Grevenbroich
E-Mail: [email protected]

Stand: 25. Oktober 2025

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Heilmann & Sohn GmbH
Donaustraße 36b, 41517 Grevenbroich
E-Mail: [email protected]
Web: www.terminify.ai
(im Folgenden „Terminify“ oder „wir“)

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

die Website www.terminify.ai sowie deren Unterseiten,

alle Funnel- und Landingpages (z. B. unter domains wie app.terminify.ai, terminify.ai/vsl  etc.),

den E-Mail-, WhatsApp-, Instagram-, Facebook- und SMS-Kontakt,

die Nutzung unserer KI-Chatbots und Terminvereinbarungssysteme,

sowie den Softwarezugang über Sub-Accounts (HighLevel).

3. Grundprinzipien

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß:

der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO),

dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG),

dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutzgesetz (TTDSG)
sowie, soweit relevant, dem EU AI Act, sofern KI-Systeme zur Kommunikation oder Entscheidungsunterstützung eingesetzt werden.

4. Art der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten - je nach Nutzung - folgende Datenkategorien:

Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Social-Media-Kontakte (z. B. Instagram-Handle, WhatsApp-Nummer)

Kommunikationsdaten: Chatverläufe, Nachrichteninhalte, Terminwünsche, Antworten in Formularen

Nutzungsdaten: IP-Adresse, Gerätetyp, Browserinformationen, Seitenaufrufe

Vertrags- und Zahlungsdaten: Rechnungsinformationen, Abonnements, Stripe-ID, Buchungshistorie

Meta-/Funnel-Daten: Formularangaben auf Landingpages, Herkunft der Werbeanzeige (Meta Pixel, UTM-Parameter)

Technische Daten aus KI-Systemen: Chatverläufe, automatisierte Antworten, Systemprotokolle

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur:

Vertragserfüllung (Nutzung unserer Software, Einrichtung von Kunden-Accounts, Support),

Kommunikation über WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS, E-Mail oder Telefon,

Lead-Qualifizierung und Terminvereinbarung über Funnel-Systeme,

Bereitstellung und Optimierung unserer digitalen Dienste,

Zahlungsabwicklung (z. B. über Stripe),

Werblichen Kommunikation im Rahmen von Einwilligungen (z. B. Retargeting über Meta),

Analyse und Performance-Messung (z. B. Conversion-Tracking, CRM-Auswertung),

Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen,

Sicherstellung der IT- und Datensicherheit,

Weiterentwicklung unserer KI-gestützten Systeme unter Wahrung der DSGVO.

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z. B. beim Funnel-Formular, WhatsApp-Start)

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an Kommunikation, Analyse und Optimierung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: rechtliche Verpflichtungen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrung)

Art. 22 DSGVO: automatisierte Entscheidungsfindung/KI-Einsatz (nur mit Einwilligung)

7. Kommunikation über WhatsApp, Instagram & Co.

Unsere KI-gestützten Chatbots (z. B. über WhatsApp oder Instagram Direct) werden über die Plattform Assistable.ai betrieben, welche mit HighLevel (GoHighLevel LLC, USA) verbunden ist.

a) Verarbeitete Daten:

Profilname, Telefonnummer, Nachrichteninhalt, Zeitstempel, ggf. Meta-ID

b) Zweck:

Automatisierte Kommunikation, Lead-Qualifizierung und Terminvereinbarung

c) Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über den Erstkontakt)

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bei bestehenden Kunden)

d) Empfänger:

Assistable.ai (USA)

HighLevel LLC (USA)

Meta Platforms Ireland Ltd.

ggf. Zapier Inc. (USA) bei Datenweitergabe an CRM-/Kalendersysteme

Diese Dienstleister sind per Standardvertragsklauseln (SCCs) an EU-Datenschutzstandards gebunden.

8. Zahlungsabwicklung über Stripe

Zahlungen (z. B. Software-Abos, Setup-Gebühren) werden über Stripe Payments Europe Ltd., Irland abgewickelt.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsmittel, Transaktions-ID.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Weitere Informationen: https://stripe.com/privacy

9. CRM- und Automatisierungsplattformen

Zur Verwaltung von Kundenkontakten, Terminvereinbarungen und Nachrichten nutzen wir HighLevel und Assistable.ai.
Daten werden dort ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Leistung gespeichert.
Beide Anbieter verpflichten sich zur DSGVO-konformen Verarbeitung, u. a. über EU-Standardvertragsklauseln.

10. Funnel, Tracking & Analyse

Unsere Funnel-Seiten verwenden:

Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.)
- Zweck: Conversion-Tracking, Retargeting
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Google Analytics / Tag Manager (falls aktiv)
- Zweck: Nutzungsauswertung
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Cookies und ähnliche Technologien
- werden nur mit Zustimmung gesetzt (Cookie-Banner)

11. Künstliche Intelligenz (KI) und automatisierte Entscheidungsfindung

Unsere Chatbots können KI-Technologien einsetzen, um Antworten zu generieren oder Termine zu koordinieren.
Diese Systeme treffen keine rechtlich bindenden Entscheidungen, sondern dienen ausschließlich der kommunikativen Unterstützung.

Die Nutzung erfolgt gemäß Art. 22 DSGVO nur, wenn der Nutzer dem Chat aktiv zustimmt.

Kunden, die unsere Software nutzen, verpflichten sich, eigenständig über die Einhaltung des EU AI Act und sonstiger Vorschriften zu informieren.

12. Datenspeicherung und Löschung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie zur Vertragserfüllung oder zur Erreichung der jeweiligen Zwecke erforderlich sind.
Nach Wegfall des Zwecks oder Vertragsende werden Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

13. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Löschung (Art. 17 DSGVO)

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: [email protected]

14. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Backups und Sicherheitsprüfungen.

15. Haftung und Eigenverantwortung der Nutzer

Jeder Kunde, der unsere Systeme (z. B. Funnel, Bot, CRM) nutzt, ist verpflichtet:

nur rechtmäßig erhobene Daten einzugeben,

keine sensiblen Daten (Gesundheit, Religion etc.) zu verarbeiten,

alle Einwilligungen selbst sicherzustellen,

und den Bot nur im Rahmen geltender Datenschutz- und Werberegeln einzusetzen.

Terminify übernimmt keine Haftung für datenschutzwidrige Aktivitäten des Kunden oder seiner Nutzer.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Systeme oder Rechtslage anzupassen.
Die jeweils aktuelle Version finden Sie unter: www.terminify.ai/datenschutz

17. Kontakt Datenschutz

Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz können Sie jederzeit an folgende Adresse richten:

Heilmann & Sohn GmbH - Datenschutzbeauftragter
E-Mail: [email protected]
Donaustraße 36b, 41517 Grevenbroich

18. Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, z. B.:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf